Meetings können ein mächtiges Werkzeug sein – vorausgesetzt, sie werden bewusst gestaltet und genutzt.
Aber in vielen Organisationen, die ich unterstütze, füllt sich der Kalender schneller, als der Fortschritt voranschreitet. Es liegt selten an mangelndem Einsatz.
Vielmehr hat sich die Meetingzeit zur Routine entwickelt, anstatt als reflektierende Zeit genutzt zu werden.

Die gute Nachricht?
Wir können das ändern.
Eine klare, menschenzentrierte Meeting-Kultur spart nicht nur Zeit – sie schafft Klarheit, Ausrichtung und Vertrauen.

So geht's.

Beginne mit einem Zweck, nicht mit einem Platzhalter

Meetings sollten einen von drei Zwecken erfüllen:

 🔹 Eine Entscheidung treffen
🔹 Sich über Richtung oder Strategie abstimmen
🔹 Blockaden entfernen und Fortschritt ermöglichen

Bevor du ein Meeting ansetzt, frag dich:
„Welches Ergebnis wird dieses Gespräch erzielen – und wer muss daran beteiligt sein, damit das passiert?“

Diese Frage hilft, uns von „Themen abdecken“ hin zu „Bewegung schaffen“ zu führen.

Von Teilnahme zu Beitrag

Meetings werden energetisierend, wenn Menschen nicht nur erscheinen, um teilzunehmen – sondern um beizutragen.

Versuche, wie Einladungen formuliert werden, zu ändern:

Anstatt: „Du bist eingeladen, teilzunehmen...“
Versuche: „Wir würden deinen Input zu... schätzen“ oder „Du wirst uns helfen, zu entscheiden...“

Es ist eine subtile Änderung – aber sie setzt einen ganz anderen Ton. Einen, der sagt:
„Deine Anwesenheit hat einen Zweck.“

Zeitbewusstsein ist Kulturbewusstsein

Wie wir unsere Zeit gemeinsam verbringen, spiegelt wider, was wir wertschätzen.

Hochleistungsfähige, agile Organisationen respektieren Zeit als gemeinsame Ressource.
Das bedeutet nicht starre Strukturen oder übervolle Agenden.
Es bedeutet, dass wir nachdenklich sind – warum wir uns treffen, was Erfolg bedeutet und wie wir die Zeit gut nutzen.

Das könnte so aussehen:

 ✅ Klare Agenden, die im Voraus geteilt werden
✅ Zeitlich begrenzte Diskussionen mit Raum für unterschiedliche Stimmen
✅ Abschließen mit gemeinsamen nächsten Schritten, nicht mit Annahmen

Es geht nicht um Effizienz um der Effizienz willen.
Es geht darum, Raum für besseres Denken, klarere Entscheidungen und stärkere Beteiligung zu schaffen.

Eine Kulturprüfung: Versuche ein Meeting-Audit

Möchtest du eine einfache Möglichkeit, Energie und Fokus zu steigern?
Führe ein vierteljährliches Meeting-Audit durch.

Frage dein Team:

• Welche wiederkehrenden Meetings bringen echten Mehrwert?
• Welche sollten weiterentwickelt, neu gestaltet oder auslaufen?
• Wo könnten wir von wiederkehrenden zu bedarfsorientierten Check-ins übergehen?

Diese Praxis sendet ein klares Signal:
Wir kümmern uns nicht nur darum, was wir liefern, sondern auch darum, wie wir arbeiten.
Und wir sind bereit, zu reflektieren, uns anzupassen und uns zu verbessern.

Was passiert, wenn sich die Meeting-Kultur verbessert

Wenn Meeting-Zeit einen klaren Zweck hat, spüren Teams den Unterschied:

 ✔ Entscheidungen werden schneller getroffen
✔ Zusammenarbeit wird einfacher
✔ Engagement und Vertrauen steigen
✔ Die Menschen übernehmen mehr Verantwortung für die Arbeit

Kurz gesagt: Meetings hören auf, wie Überkopfarbeit zu wirken – und beginnen, Schwung zu erzeugen.

Abschließender Gedanke: Wie wir uns treffen, ist wie wir führen

Meetings sind mehr als nur Zeitblöcke im Kalender – sie sind eine Gelegenheit, unsere besten Führungsgewohnheiten widerzuspiegeln.

Sie zeigen uns:

 – Wie wir mit Absicht zuhören
– Wie wir Raum für vielfältige Stimmen schaffen
– Wie Entscheidungen geteilt und vorangetrieben werden
– Wie wir die Zeit und Anwesenheit des anderen respektieren

Wenn Meetings gut gestaltet sind, beleben sie Teams, stärken das Vertrauen und treiben Schwung voran.

Deshalb geht es bei der Weiterentwicklung der Meeting-Kultur nicht nur um Effizienz – es geht darum, eine stärker verbundene, fokussierte und zukunftsorientierte Organisation zu formen.

Ich unterstütze Führungsteams dabei, Meeting-Praktiken zu entwickeln, die die Kultur widerspiegeln, die sie aufbauen möchten – und die Wirkung, die sie erzielen wollen.

Lass uns erkunden, wie das für dich aussehen könnte.

Denn jedes großartige Meeting ist eine Chance, gut zu führen.